Nova CLM

Gestor de Contratos

Nova CLM, es una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos de manera racional, potente y completa que ayuda a las empresas en su gestión de contratos tanto con proveedores como con clientes.

La automatización de contratos de Nova CLM agiliza los procesos de ventas y adquisiciones, ofrece más control y cumplimiento dentro de las organizaciones en los departamentos legales y mejora el rendimiento de ventas y adquisiciones.

Nuestra tecnología está totalmente operativa en grandes empresas de Europa. Nova CLM ayuda a las empresas de todo el mundo a convertir la gestión de contratos en un motor de ingresos evitando la mayoría de procesos legales.

Gestión del ciclo de vida del contrato

Nova CLM proporciona un marco completo, potente, avanzado y flexible para adoptar rápida y fácilmente la gestión del ciclo de vida de los contratos dentro de su organización mediante la integración con los procesos comerciales. El objetivo es proporcionar una enorme ventaja competitiva en la etapa más alta del negocio: contratos y acuerdos. Permite la gestión de contratos intuitiva y fácil: al adoptarlo, los contratos son capaces de ser proactivos, involucrar y desencadenar eventos y entregar la automatización de elementos relacionados con el negocio dentro de los contratos, como niveles de servicio, entrega de productos o servicios, gestión económica, fechas de vencimiento, riesgo. gestión y gestión del desempeño a través de cuadros de mando avanzados y personalizados.

Hemos desarrollado un conjunto de tecnologías patentadas y API como resultado de una experiencia de 9 años en el mercado. Estas tecnologías son abiertas y permiten la integración de terceros, como ERP, sistemas de gestión de documentos o cualquier otra herramienta empresarial existente.

Modelo Nova CLM de ciclo de vida del contrato

La Visión de todo el ciclo de vida de los contratos y sus compromisos comerciales es una de las características más innovadoras de Nova CLM. 

Algunas de estas características son únicas entre las soluciones CLM disponibles en el mercado.

Preprocesamiento del contrato

Directorio de proveedores y contrapartes

Esta función aborda la necesidad de un directorio central para proveedores y clientes / contrapartes. El Directorio de proveedores y contrapartes (VCD) proporciona un depósito central de contrapartes y proveedores completo con roles e información adicional de orientación legal (personas firmantes, referencias legales, etc.). El VCD se puede sincronizar con otros sistemas como ERP o sistemas de contabilidad mediante la integración de datos personalizados a través de las API de Nova CLM.

Benchmark del proveedor

Esta función se dirige tanto a VRM (eProcurement) como a CRM (Ventas). Para la gestión del proceso de contratación electrónica, Nova RFx proporciona una base de datos paralela de contactos y posibles nuevos proveedores. Con Nova RFx A, la organización tiene la oportunidad de clasificar contactos con conjuntos de criterios personalizados para crear listas de invitación para licitaciones o RFQ y RFI. Al combinar el desempeño del proveedor con las métricas del contrato y la información del Vendor Benchmark, nuestros clientes mejoran su capacidad para valorar mejor su poder de negociación y organización, combinado con Nova RFx, licitaciones específicas o RFQ para revisión o reemplazo del proveedor.

RFx – Licitación

Esta función aborda las subastas inversas de contratación electrónica y la gestión de licitaciones. Dentro de Nova es posible crear Solicitudes de información (RFI), Solicitudes de propuesta (RFP) y Solicitudes de cotización (RFQ) en un proceso muy simplificado para la transparencia corporativa y la mejora del poder de negociación. Esto sucede antes de firmar los acuerdos y permite el camino correcto hacia un nuevo acuerdo con un proveedor.

  • Plantillas de licitación y compilación asistida de contenidos.
  • Gestión de requerimientos.
  • Gestión de Vendor Compliance, para características obligatorias y / o documentación.
  • Seguimiento y calendario de actividades.
  • Gestiona tanto adquisiciones negociadas como compras pequeñas, F&OC y OFOC.
  • Métricas de medición definidas por el usuario (puntuación y clasificación).
  • Canal web interactivo de proveedores (colaboración).
  • RFI, RFQ, RFP y RFT (licitación)

Configurar cotización de precio (CPQ)

Esta función aborda la automatización de la fuerza de ventas y la gestión de presupuestos. El complemento Configure Price Quote (CPQ) para Nova CLM aborda la necesidad de simplificar y mejorar las tareas de cotización. Las complejas interrelaciones entre los productos y sus posibilidades de venta cruzada se vuelven claras y fáciles para los representantes de ventas y los socios de canal. La base de conocimientos del producto ofrece una interfaz simple que proporciona detalles, límites de cotización y descuento, propone paquetes y controla las restricciones. La orientación al mercado objetivo de Nova CLM permite un mayor control de las diferentes cotizaciones según las áreas geográficas o los distribuidores. Esto significa vender más, más rápido y mejor.

Directorio legal

Esta característica aborda la necesidad de un repositorio legal interno, una biblioteca de disposiciones, términos y condiciones. Nova clm ofrece la gestión de cláusulas más poderosa disponible en el mercado para el control total de asuntos legales como derecho internacional, riesgos y responsabilidades, asuntos comerciales y cumplimiento corporativo en la creación de contratos, en diferentes idiomas y para diferentes jurisdicciones.

El directorio de provisión proporciona un repositorio seguro y administrado de contenidos contractuales de acuerdo con el cumplimiento corporativo, la legislación y los términos de aprobación legal. El flujo de trabajo de creación produce documentos del directorio de suministro para garantizar que se utilice el idioma correcto en todos los contratos. El beneficio inmediato es la minimización del riesgo causado por el uso de un lenguaje obsoleto o incorrecto y el uso de cláusulas incorrectas.

Las provisiones, para el mismo concepto contractual, están disponibles simultáneamente en diferentes idiomas y están vinculadas a las limitaciones comerciales o locales de acuerdo con el mercado de destino. Las anotaciones de riesgos y responsabilidades y otras instrucciones también están disponibles para cada cláusula, de modo que tanto el conocimiento como las reglas de la empresa ayuden a los usuarios durante la creación. Nova CLM permite una rica gestión de Anotaciones Jurídicas para explicar a los usuarios la necesidad y el objetivo de una determinada disposición dentro de todo el contrato.

Creación de contrato

La fase de creación y autoría es una de las más importantes en todo el ciclo de vida de cualquier sistema CLM: al iniciarlo de la manera correcta, con el dominio de Nova CLM, se satisfacen la mayoría de los factores críticos y las necesidades de calidad y cumplimiento. La generación de un contrato o documento legal está guiada por un asistente de cuatro pasos para que las opciones disponibles puedan ayudar a los usuarios a alcanzar su objetivo más rápidamente. Esto también permite a los usuarios del área de operaciones o ventas producir documentos consistentes sin necesidad o intercesión de la Oficina Legal y respetando las reglas de la empresa.

Privilegios basados ​​en roles

Esta característica aborda la necesidad de perfiles de seguridad para los usuarios. Nova CLM tiene funcionalidades basadas en un esquema de privilegios basado en roles rico y completo.

Gestión del contenido del contrato

Esta característica aborda la gestión de los contenidos del contrato. El modelado de contratos y la gestión de contenido se realizan en Nova CLM mediante una combinación flexible y perfecta de Nova CLM Template Engine y Kontxt , el editor de contratos WYSIWYG de Nova CLM, dos poderosas herramientas que integran reglas comerciales y permiten el proceso de creación de contratos adecuado.

Motor de plantillas

Esta característica aborda la necesidad de contratos estándar. Nova CLM Template Engine es flexible y ofrece la capacidad de utilizar tanto estructuras de contratos complejas como documentos simples con archivos adjuntos opcionales administrados. Los contenidos de las plantillas son gestionados en un entorno administrativo seguro por una categoría especial de usuarios, normalmente asesores legales o usuarios externos de firmas legales contratadas.

Las plantillas están orientadas al mercado objetivo (jurisdicción del mercado e idioma) y se clasifican por naturaleza, área de negocio y tipo. Una vez que se han publicado las plantillas, están disponibles para que los usuarios produzcan nuevos documentos. El uso final de las plantillas va desde simples cartas y notificaciones hasta contratos de cientos de páginas.

Estructuras de contrato

Esta característica aborda la necesidad de estructuras de contratos flexibles estándar. Gestionar el contenido de los contratos significa crear valor a partir de las disposiciones que los componen. El uso de plantillas estándar es común y generalizado, y mucho menos habitual en la creación de estas plantillas a partir de una colección normalizada de cláusulas.

Cualquier disposición contractual puede considerarse como un conjunto de reglas y, por lo tanto, merece ser gestionada y tratada de forma independiente, permaneciendo unida en la estructura de un contacto. El conjunto de provisiones, recogidas y ordenadas, forman el esquema de una plantilla. Ese es el uso principal del directorio de provisión normalizado de Nova CLM: administrar todos los detalles y relaciones entre artículos para diferentes mercados objetivo. Para una mejor normalización Nova CLM permite clasificar las disposiciones organizándolas por tema y prioridad. Al final, se logra una ventaja considerable tanto en el tiempo como en las negociaciones, para obtener los mejores resultados con el menor riesgo.

Documentos basicos

Esta característica aborda la necesidad de administrar documentos legales, distintos de los contratos. Dominios extendidos de documentos. Nova CLM ofrece la oportunidad especial de administrar documentos legales adicionales junto con estructuras de contratos. Entre este tipo de documentos se pueden encontrar cartas, pedidos, notificaciones, correos electrónicos y muchas otras comunicaciones. Esto es fundamental para construir una visión jurídica exhaustiva de cualquier contraparte o cualquier proyecto.

Nova CLM Template Engine ofrece la capacidad de producir documentos simples y administrarlos con las mismas capacidades y beneficios de estructuras de contratos complejas, en el mismo tablero, con capacidades de búsqueda completas, funciones de intercambio y métricas.

Producción integrada de accesorios

Esta característica aborda la necesidad de estructuras de conexión estándar de cualquier nivel de complejidad. Ejecutar todo el ciclo de vida de la generación de contratos significa también considerar cuidadosamente los documentos que se adjuntan y están estrechamente relacionados con cada tipo de contrato. En algunas áreas de negocio y en determinadas transacciones, los anexos tienen una importancia igual o incluso mayor que el contrato en sí.

Los archivos adjuntos pueden variar según las reglas de la empresa y la oportunidad, y pueden personalizarse para cada proyecto y ser documentos estáticos simples. Con Nova CLM la organización mantiene bajo control los anexos con procedimientos automáticos y configurables para el cotejo de los documentos adjuntos, sin importar cuántos o complejos sean.

Estilo personalizado

Esta función aborda la necesidad de generar documentos que cumplan con las pautas de identidad corporativa. Los estilos corporativos se integran fácilmente en las plantillas de Nova CLM para ofrecer una apariencia uniforme en todos los resultados.

Kontxt editor

Esta función aborda la necesidad de una edición fácil de usar. El editor de contratos Nova CLM ofrece una interfaz de usuario sencilla para tratar los contenidos del contrato de la forma más rápida y sencilla, con finalización automática. La interfaz fácil de usar cubre tanto los documentos simples como las estructuras de contrato complejas. Para documentos simples, la interfaz es WYSIWYG y compatible con el editor de documentos más famoso del mercado, proporcionando así todas las necesidades de autoedición necesarias. Para contratos complejos, la interfaz permite editar y gestionar fácilmente todas las disposiciones, preámbulos y elementos del contrato simulando en pantalla el documento final.

XML y estándares abiertos

Esta característica aborda la necesidad de estándares de intercambio de datos abiertos y avanzados. Nuestra tecnología innovadora le brinda la oportunidad de realizar contratos inteligentes en el estándar XML. Esto establece el marco para los contratos sellados con etiquetas semánticas y contenido inteligente. Esta red semántica de contratos comerciales ofrece un empoderamiento incomparable para el análisis, el intercambio y el cumplimiento de contratos.

Campos y variables definidos por el autor

Esta característica aborda la necesidad de la inserción automática de contenidos y su personalización. Todos los documentos tienen su contenido administrado por el kontxt Nova CLM Editor: esto permite la personalización de los bordes y reduce los errores humanos, como los errores tipográficos. Este beneficio se extiende también por la capacidad de los autores para definir campos personalizados con contenido personalizado. Los campos pueden expresar cualquier propiedad del contrato, nombres internos u otros parámetros o metadatos.

Referencia cruzada y numeración

Esta característica aborda la necesidad de numeración automática de capítulos y su referencia dinámica dentro de una estructura de contrato. El kontxt Nova CLM Editor realiza una numeración automática y referencias cruzadas internas durante el ensamblaje de los documentos generados.

Registro de auditoría

Esta función aborda la necesidad de realizar un seguimiento de todos los cambios en el sistema. Nova CLM realiza un seguimiento y auditoría de todos los contenidos y operaciones.

Control de versiones

Esta función aborda la necesidad de rastrear y rastrear cambios de contenido y eventualmente recurrir a versiones editadas previamente. Control total de versiones en todo el contenido: precedentes, archivos, archivos de respuesta y cláusulas compartidas / módulos reutilizables están todos versionados. La integración opcional con sistemas de control de revisión de terceros está disponible para la mejor experiencia de seguimiento de cambios.

Internacionalización

Contenidos legales y jurisdicciones internacionales

Esta característica aborda la necesidad de producir contratos para diferentes idiomas y jurisdicciones. Nova CLM Template Engine es compatible con la gestión de contenido de contratos multilingües y jurídicos. El contenido de las cláusulas en varios idiomas también se combina y complementa con notas legales para el mercado de destino.

La interfaz de Nova CLM también está disponible dentro de la organización en diferentes idiomas, lo que permite a las empresas internacionales brindar la misma herramienta a diferentes subsidiarias en el mundo.

Multicultural, multijurídico

Esta función aborda la necesidad de interconectar Nova CLM con usuarios y clientes o contrapartes en la misma organización o grupo de trabajo en diferentes idiomas. Junto con los contenidos de los contratos, los usuarios de su entorno multicultural pueden trabajar juntos cada uno en un idioma diferente con la misma interfaz.

Los idiomas de interfaz admitidos por Nova en todas las ediciones son inglés, español, alemán, italiano y francés. Se admiten otros idiomas de interfaz a pedido para cualquier idioma adicional.

Documentar estándares abiertos e intercambio

Esta característica aborda la necesidad de adoptar estándares abiertos y confiables para el intercambio electrónico de estructuras complejas como los contratos. Nova CLM está comprometido con los estándares abiertos y adopta los formatos ODT, OASIS e-Contracts XML y Legal XML para el intercambio y almacenamiento de contratos definitivos.

Los e-Contracts son un conjunto de estándares XML abiertos para el marcado de documentos contractuales para permitir la creación, mantenimiento, gestión, intercambio y publicación eficientes de documentos contractuales y términos contractuales. Al adoptar estos estándares, los documentos pueden producirse en muchos formatos diferentes sin perder metadatos importantes y pueden intercambiarse con sistemas inteligentes de terceros.

Producción y salida de documentos

Esta característica aborda la necesidad de producir documentos generados en diferentes formatos. Los contratos se generan principalmente en formato XML y se pueden exportar a los siguientes formatos para compartir / integrar con otros sistemas y medios:

  • HTML y HTML protegido contra copia.
  • Formatos nativos y compatibles de Microsoft Word®.
  • RTF (formato de texto enriquecido).
  • Formato de texto de documento abierto ODT para aplicaciones de Office (especificación ODF).
  • Estándar Oasis, ISO / IEC 26300: 2006 / Amd 1: 2012.
  • Adobe PDF.
  • PS Postscript para impresiones de alta calidad.
  • Cualquier formato adicional solicitado por el cliente.

Requisitos obligatorios de contraparte

Esta función aborda las necesidades de Adquisiciones electrónicas y Cumplimiento corporativo para la gestión de la calidad y la auditoría. De acuerdo con las políticas de la organización, es necesario procesar algunos controles de diligencia debida antes de iniciar un compromiso legal. Esto se realiza fácilmente dentro de Nova CLM y está vinculado a cualquier nivel de reglas para la producción por contrato. Por ejemplo, para una nueva contraparte involucrada en un contrato de construcción de bienes raíces es necesario brindar garantías económicas antes del procedimiento.

Gestión de flujo de trabajo

Esta característica aborda la necesidad de compartir y asignar tareas de aprobación y control a diferentes partes interesadas en el complejo escenario de la producción por contrato. Lo que distingue a un contenedor de documentos simple de un esquema real de gestión del ciclo de vida del contrato completo es la capacidad de acceder y gestionar todos los datos contenidos en ellos, y que son relevantes para su negocio, de forma rápida y segura. Este es el valor real que permite a una empresa convertirse en un centro de excelencia, siempre un paso por delante de los demás.

Gracias a su modularidad, que encarna Nova CLM, es posible ver, en cualquier momento y desde cualquier lugar, una base de datos única y centralizada, hecha a medida de acuerdo con los variados requisitos funcionales y necesidades comerciales. Informes, análisis estadísticos, métricas y analíticas, y siempre actualizados generados automáticamente gracias a Nova CLM, se convertirán en tu fiel aliado en cada decisión estratégica. Nova CLM le permite tomar decisiones de manera aún más responsable e incluso anticipar sus necesidades para un crecimiento estructurado de su negocio.

  • Aprobaciones ad hoc.
  • Múltiples niveles de aprobador.
  • Aprobaciones móviles.
  • Notificaciones por correo electrónico de tareas y actividades de aprobación.
  • Registro de auditoría de los pasos del flujo de trabajo, con comentarios.

Negociación

Esta función aborda la necesidad de discutir y negociar de forma asincrónica las disposiciones con las contrapartes en línea. La colaboración externa, la discusión de las disposiciones del contrato es posible a través de Nova clm Exchange para negociar de forma asincrónica con las contrapartes. Todas las notas y oposiciones se registran y mantienen en un registro de auditoría.

Entorno asistido

Esta función aborda la necesidad de proporcionar ayuda y asistencia en tiempo real a los usuarios cuando utilizan Nova CLM. Nova CLM ofrece herramientas de ayuda y asistencia en tiempo real totalmente personalizables integradas con las reglas comerciales de los clientes. Se puede acceder directamente a la información sobre los procesos desde todas las páginas de Nova CLM para que los usuarios estén informados y sean asistidos en tiempo real con ejemplos y ayuda adicional sobre lo que están haciendo.

Ejecución de contrato

firma electronica

Esta función aborda la necesidad de habilitar un entorno rápido sin papel al tiempo que se certifica la identidad del firmante y los documentos digitales en conjunto. En un entorno empresarial acelerado, es fundamental que las empresas optimicen las operaciones, reduzcan la dependencia del papel y mantengan la integridad de los documentos. Nova CLM soporta la Firma Electrónica y la integra en sus procesos automatizados. Nova CLM permite firmas estándar por parte de proveedores que siguen las especificaciones de NIST FIPS PUB 186.

Cumplimiento de contrato

Esta función aborda la necesidad de evaluar y garantizar que los contratos se creen siguiendo todas las restricciones necesarias. La conformidad de los Términos y condiciones de un contrato es una cuestión de coordinación, control e implementación del esquema correcto entre las unidades legales y de cumplimiento. La falta de dicha estructura y sus regulaciones pragmáticas es la fuente de riesgo legal como sanciones, juicios, daños en sociedades comerciales, resolución de contratos o disputas.

Junto con las organizaciones de conformidad de T&C, las organizaciones generalmente tienen reglas impulsadas por el negocio que también deben abordarse durante la creación del contrato: estas se cumplen al combinar la organización del flujo de trabajo en Nova CLM y las Listas de verificación para aprobación; Además, Nova CLM admite procesos de auditoría integrados con Nova QAA.

Verificar listas para aprobación

Esta función aborda las necesidades de cumplimiento corporativo para la gestión de la calidad, la auditoría y la contabilidad.

De acuerdo con la naturaleza de los contratos, Nova CLM bloquea el procedimiento con el flujo de trabajo del contrato hasta que se realiza y se satisface completamente un control interno de la lista de verificación. Las listas de verificación están vinculadas a la naturaleza o al objetivo del contrato y su contenido se monitorea dentro de una auditoría continua y automática. Siguiendo este comportamiento, los contratos inconformistas se bloquean y filtran ante cualquier posible daño a la organización. El uso de listas de verificación resuelve con flexibilidad cualquier problema de cumplimiento administrativo.

Panel de contratos

El tablero de contratos es una interfaz centralizada y simplificada, aunque completa, para gestionar todas las actividades principales relacionadas con los contratos.

Repositorio de gestión de contratos

Esta característica aborda la necesidad de un contenedor seguro centralizado para todos los contratos y documentos legales. El repositorio de contratos es el corazón y el alma de un sistema CLM. Nova CLM proporciona un punto de referencia centralizado para los contratos que crean un entorno sin papel donde los contratos y sus contenidos y archivos adjuntos están a solo un clic de distancia y en un lugar seguro.Nova CLM también puede integrarse con su sistema de administración de documentos (DMS) existente o administración de contenido empresarial ( Plataforma ECM). El repositorio de Nova CLM también proporciona:

  • Seguridad multinivel que garantiza que solo el personal autorizado cree, edite y lea documentos y contratos.
  • Funciones de catálogo y clasificación, que permiten clasificar los contratos por sus propiedades, objetivos u otro criterio y permiten a los usuarios etiquetar sus documentos.
  • Flujo de trabajo para aprobación, colaboración y ejecución.
  • Control de versiones, seguimiento de documentos y revisiones de contratos.
  • Registro de auditoría de cambios.
  • Potentes funciones de búsqueda que permiten a los usuarios encontrar rápidamente documentos basados ​​en archivos.
  • Recordatorios, tareas y alertas que ayudan a los usuarios a cumplir con los plazos y fechas importantes.

Directorio de contenido y referencias cruzadas

Esta característica aborda la necesidad de clasificar aquellas relaciones existentes entre diferentes documentos legales. Las relaciones padre-hijo entre los acuerdos, como los acuerdos marco y los acuerdos relacionados y otros documentos legales relacionados con los contratos, son fáciles y claramente manejables de modo que los contratos y las relaciones derivadas sean visibles de inmediato.

Esto produce el beneficio de una mejor visión y control en la relación cliente-proveedor.

Cumplimiento del contrato

Gestión de SLA

Esta función aborda las necesidades de Business Delivery, como la ejecución y la contabilidad de los niveles de servicio. Dentro de las reglas comerciales dentro de un acuerdo, la capacidad de hacer generalmente se documenta en Niveles de servicio. En los sistemas tradicionales de gestión de documentos, la información clave de SLA no tiene relevancia y es simplemente «algo dentro del archivo». Con NOVA CLM, los niveles de servicio se documentan con precisión y se exponen para su ejecución tanto en SOA (dentro de los sistemas de gestión de contenido empresarial) como se traducen en órdenes y planes de ejecución para OLA existentes con proveedores y socios.

Esta función de Nova permite la entrega comercial directa de servicios dentro de la ejecución de la firma del contrato, proporcionando así la entrega de productos / servicios al cliente en tiempo real.

  • Los SLA se asignan dentro del contrato.
  • Los SLA están disponibles en los principales formatos de intercambio SOA internacionales para servicios web o contabilidad.
  • La automatización de SLA la proporciona nuestro socio y la solución de primera clase BpDelivery.

Cumplimiento del contrato

Esta función aborda la necesidad de automatización e integración de servicios después de la ejecución del contrato. El cumplimiento del contrato comienza inmediatamente después de la ejecución del contrato (firma). En el mundo digital, los niveles de servicio se detallan dentro de las disposiciones de Nova CLM y las estructuras de datos mapeadas de Nova CLM SLA. En el mundo analógico la integración de estos niveles de servicio con otros procesos permite la automatización de los efectos contractuales; por ejemplo, la firma del acuerdo podría activar automáticamente la contabilidad y la entrega de servicios / productos.

Nova CLM se asocia e integra con BPdelivery PIDOCU ( www.bpdelivery.com ), el único proveedor de soluciones empresariales en la nube del mercado que permite los procesos de pedido y entrega de forma totalmente automatizada con la misma configuración.

Gestión de riesgos contractuales

Matriz de plazos

Esta función aborda la necesidad de controlar todas las diferentes fechas de vencimiento existentes en los acuerdos. En Nova CLM, las fechas de vencimiento se clasifican en muchos dominios diferentes y se refieren no solo al acuerdo en sí, sino también a todos sus anexos y documentos relacionados. Con Nova CLM tiene el calendario completo de fechas de vencimiento de todos los compromisos. Los calendarios externos o empresariales también se pueden integrar fácilmente con Nova CLM.

Gestión de obligaciones

Esta característica aborda la necesidad de mapear y controlar las obligaciones. La Gestión de Obligaciones en Nova CLM proporciona un control dinámico de todas las obligaciones previstas en un contrato, tanto activas como pasivas, y el consentimiento para reaccionar con prontitud ante ellas.

Gestión de sanciones

Estas características abordan la necesidad de gestionar la eficacia de la aplicación de la sanción cuando se proporcione, con el fin de maximizar la eficacia del contrato relacionado. Un instrumento en tiempo real para verificar el cumplimiento de las obligaciones de las contrapartes, toma el control de sus propias obligaciones y activa las acciones consiguientes significa un control tangible de ingresos y riesgos.

Postprocesamiento del contrato

KPI de rendimiento de métricas

Esta función aborda la necesidad de medir el desempeño y las métricas de proveedores y contrapartes. Un sistema de gestión de contratos que tenga como objetivo ser integral y eficiente debe proporcionar la automatización del flujo de trabajo para su aprobación y su control, de modo que su organización pueda proceder de manera segura a la firma del contrato. Las obligaciones asumidas a través de un contrato de hecho tienen un impacto significativo en varias áreas funcionales, legales, financieras, comerciales y operativas y cada una de ellas debe ser consciente e informada, señalando específicamente su aprobación. La trazabilidad de las homologaciones se simplifica e integra en el esquema Nova CLM, haciéndolo más ágil, funcional y seguro, con el objetivo específico de controlar y minimizar el riesgo.

Nova CLM está estructurado para superar los retrasos provocados por el ciclo de aprobación. Partiendo de un enfoque colaborativo de hecho, Nova CLM nos permite aislar la dificultad única con indicación precisa de desviaciones del estándar para que pueda ser considerada y gestionada sin ralentizar todo el proceso, alcanzando así una aprobación final que sea consistente con las políticas. y plenamente reconocido por todas las partes interesadas del proceso. Se obtiene así un proceso más fácil, esbelto y seguro, sin descuidar en modo alguno la seguridad. Gracias a su interfaz también puedes tener en todo momento vista del estado de aprobación y evidencia de cumplimiento o no de cada cláusula a los estándares establecidos permitiéndote tomar las mejores decisiones en defensa de los intereses corporativos.

Soporte legal

Esta característica aborda la necesidad de realizar un seguimiento y auditoría de todos los procesos de situaciones críticas en el ámbito jurídico y la participación de abogados y despachos jurídicos externos. Esta característica aborda la necesidad de controlar todas las actividades relacionadas y conectadas con un proceso judicial junto con la necesidad de controlar los costos del propio proceso y valorar la actuación del abogado. Nova CLM gestiona todos los aspectos de cualquier tipo de disputa a partir de la asignación correcta a una entidad externa, el intercambio de documentos a través de una plataforma protegida, el informe automático y el control de costos, ocupándose así de la mayoría de las actividades de back-office y brindando a las organizaciones una herramienta. controlar profundamente las actividades y riesgos relacionados con estos asuntos.

LPO – Outsourcing legal

Esta característica aborda la necesidad de medir y gestionar la subcontratación legal. Nova LPO es la herramienta que le permite administrar y coordinar fácilmente todas las actividades en la gestión del equipo legal, ya sea interno o externo. A través de su funcionalidad podrás optimizar la mayoría de las tareas administrativas, tener una práctica completa y actualizada, monitorear el trabajo de consultores externos, controlar costos y tener toda la información necesaria para tomar decisiones comerciales con impacto significativo en los costos de gestión. . Proponer eludir o eliminar la administración y el back office generalmente plantea objeciones y eso conduce a las dificultades administrativas y back-office en la subcontratación, pero la mayoría de las operaciones encomendadas por humanos, con un tiempo considerable y un gran margen de error, pueden ser fáciles y automatizado de forma segura.

  • Asignar directamente a la práctica profesional externa a través de parámetros preestablecidos;
  • Tener vista y control instantáneos de los costos operativos;
  • Comparta todos los documentos con el exterior en un entorno protegido y comparta:
  • Tener actualizado en tiempo real el avance de cada caso;
  • Verificar y recibir advertencias tempranas de cualquier vencimiento y / o cumplimiento a través de su programación automática;
  • Obtenga métricas e informes de rendimiento de forma automática.

Usar Nova LPO Así no solo reducirá el tiempo dedicado al back-office, sino que también obtendrá una gran ventaja en el poder de controlar de manera eficiente y oportuna el valor del trabajo del equipo legal. Todas las herramientas para tomar decisiones y estrategias comerciales importantes estarán disponibles en cualquier momento, dondequiera que se encuentre.

VRM – Gestión de relaciones con proveedores

Esta característica aborda la necesidad de control en la relación cliente-proveedor y la necesidad de medir el poder de negociación. Pocas soluciones en el mercado ofrecen una gestión completa del directorio de proveedores integrada con el clm. Nova CLMVendor Directory es una característica poderosa para tener una visión VRM de las contrapartes y administrar el poder de negociación.

Para los proveedores, VRM es la contraparte del lado del cliente de CRM (o Customer Relationship Management). Las herramientas de VRM brindan a los clientes los medios para soportar su lado de la carga de la relación. Alivian al CRM de la necesidad percibida de «capturar», «adquirir», «encerrar», «administrar» y, de otro modo, emplear el lenguaje y el pensamiento de los propietarios de esclavos al tratar con los clientes. Con VRM operando del lado del cliente, los sistemas CRM ya no estarán solos tratando de mejorar las formas en que las empresas se relacionan con los clientes. Los clientes también estarán involucrados, como participantes plenamente empoderados, en lugar de seguidores cautivos.

VRM también es parte de un panorama más amplio: permite nuevos enfoques para el intercambio de información consciente de la privacidad y la seguridad, sin el riesgo de perder el control de esa información. VRM se basa en la creencia de que «los clientes libres son más valiosos que los cautivos» , para ellos mismos, para los proveedores y para la economía en general. Entonces, para ser libre, el Cliente debe:

  • Establezca relaciones con proveedores como actores independientes.
  • Ser los puntos de integración de sus propios datos.
  • Controle los datos que generan y recopilan. Esto significa que deben poder compartir datos de forma selectiva y voluntaria.
  • Ser capaz de hacer valer sus propios términos de compromiso.
  • Sea libre de expresar sus demandas e intenciones fuera del control de cualquier empresa.

VRM en Nova ofrece a los clientes independencia de los proveedores y mejores formas de interactuar con los proveedores. Las mismas herramientas también pueden apoyar las relaciones de las personas con escuelas, iglesias, entidades gubernamentales y otros tipos de organizaciones. Esto se realiza mediante métricas y análisis específicos, descubrimiento orientado al proveedor y aprovechando al máximo el Nova VCD (Vendor & Counterparty Directory) integrado.

Informes de contratos

Esta función aborda la necesidad de extraer información relevante sobre todos los datos relacionados con el contrato.

Todos los elementos más importantes de los datos del contrato están disponibles a través de un conjunto de informes personalizables y controlados por asistentes.

  • Los datos están disponibles con unos pocos clics a través de una interfaz fácil de usar;
  • Incluye informes estándar para las cosas que necesita analizar de forma regular;
  • Permite informes y consultas ad-hoc;
  • Tiene diferentes opciones de salida, para consulta de pantalla, para impresión o para análisis de hoja de cálculo.
  • Permite que los datos se transformen a través de ETL y se compartan con otros sistemas de almacenamiento de datos y de inteligencia empresarial.

Despliegue de Nova

Opciones de alojamiento seguro y autohospedado

Nova CLM está disponible como una solución totalmente alojada con nuestros propios centros de datos en la nube dedicados y ubicados en el país del cliente para garantizar un servicio completamente seguro con una continuidad comercial integral y mecanismos de recuperación ante desastres implementados. El autohospedaje interno también es posible de acuerdo con las necesidades del cliente.

Estándares independientes y abiertos

Nova tiene un compromiso con los estándares abiertos y la independencia de la plataforma para la mejor flexibilidad y elección. Nuestra solución se ejecuta en Windows, Linux o en la nube (SaaS). Nuestros sistemas también son independientes del navegador, por lo que recibirá lo mejor de nuestras interfaces sin importar el navegador que elija: Firefox, Safari, Chrome, Vivaldi u otros.

Programa de desarrollo robusto

Historial comprometido y exitoso en la entrega de solicitudes de grupos de usuarios para la expansión de la funcionalidad en todo el sistema.


Extensiones Nova

Nova Inmobiliaria

La situación de la Gestión Inmobiliaria en organizaciones con inmuebles propios o alquilados (oficinas, almacenes, instalaciones industriales) tiene mucho margen de optimización en cuanto a procesos, gestión de datos, intercambio de datos y colaboración y -sobre todo- soluciones de planificación. El Registro de Ubicaciones a menudo se maneja de dos maneras: mediante el uso de herramientas verticales o hechas a mano. En tales situaciones, es difícil tener una base de datos realmente centralizada.

La gestión de ubicaciones es compleja en su conjunto y necesita una amplia gama de información y operaciones en términos de procesos, controles de cumplimiento y planificación. Nova RE tiene como objetivo resolver esto proporcionando una plataforma de trabajo central para:

  • Base de datos maestra
  • Registro catastral
  • Integración de contratos y documentos legales
  • Documentación técnica
  • Planos y mapas de diseño |
  • Datos administrativos y contables
  • Fechas de vencimiento generales y técnicas
  • Asignaciones de categoría empresarial y datos contables

Cada una de las entradas de la lista anterior representa un número considerable de procesos y documentos. Agilizar estos procesos y construir el sistema de comunicación central para todos ellos es el trabajo de Nova RE.

RFx – Licitación

Esta función aborda la contratación electrónica y se denomina Nova RFx B

Dentro de Nova es posible crear Solicitudes de información (RFI), Solicitudes de propuesta (RFP) y Solicitudes de cotización (RFQ) en un proceso muy simplificado para la transparencia corporativa y la mejora del poder de negociación. Esto sucede antes de firmar los acuerdos y permite el camino correcto hacia un nuevo acuerdo con un proveedor.

  • Plantillas de licitación y compilación asistida de contenidos.
  • Gestión de requerimientos.
  • Gestión de Vendor Compliance, para características obligatorias y / o documentación.
  • Seguimiento y calendario de actividades.
  • Gestiona tanto adquisiciones negociadas como compras pequeñas, F&OC y OFOC.
  • Métricas de medición definidas por el usuario (puntuación y clasificación).
  • Canal web interactivo de proveedores (colaboración).
  • Modelo de Solicitud-Oferta-Adjudicación-Negociación (RBAN).
  • RFI, RFQ, RFP, RFT (licitación).

Requisitos obligatorios de la contraparte

Esta función aborda las necesidades de contratación electrónica y cumplimiento corporativo para la gestión de la calidad y la auditoría. De acuerdo con las políticas de la organización, es necesario procesar algunos controles de diligencia debida antes de iniciar un compromiso legal. Esto se realiza fácilmente dentro de Nova CLM y está vinculado a cualquier nivel de reglas para la producción por contrato. Por ejemplo, para una nueva contraparte involucrada en un contrato de construcción de bienes raíces es necesario brindar garantías económicas antes del procedimiento.